Автоматизация внешних запросов контрагентам и собственный почтовый сервер

Аудиторская проверка не может опираться только на документы клиента: часть данных нужно подтвердить у третьей стороны: у банков, покупателей, поставщиков и контрагентов по расчётам. На одну проверку таких запросов уходят десятки и сотни, и каждый из них это письмо с реквизитами, суммами и периодом, составленное под конкретного адресата.

Готовил и отправлял их человек. Он же следил, кто ответил, а кто нет, поднимал старые письма, отправлял напоминания и вручную сводил пришедшие ответы с тем, по какому запросу они пришли. Ответы приходят вразнобой: через день, через две недели, иногда с другого адреса и без ссылки на исходное письмо.

Второй проблемой была сама почта. Переписка с контрагентами это персональные данные, финансовые показатели и содержимое аудиторской проверки. Всё это жило во внешнем почтовом сервисе, то есть на чужих серверах, доступ к которым компания не контролирует.

Контроль за тем, кто ответил на запрос, а кто нет, держался на внимательности сотрудника и его папке «Отправленные».

Система закрывает полный цикл внешнего запроса. Она формирует письма по списку контрагентов проверки, подставляя в шаблон реквизиты, период и суммы. Раньше это сотрудник набирал руками для каждого адресата. Отправка идёт списком, а не по одному письму.

Обратная сторона цикла это приём. Входящие ответы разбираются и привязываются к тому запросу, на который пришли, даже когда контрагент отвечает не цитатой и не с того адреса, куда писали. Благодаря этому в любой момент видно состояние по проверке целиком: кому отправлено, кто ответил, от кого ответа ещё нет.

Отсюда же берутся напоминания: по неотвеченным запросам система отправляет повторные письма сама, и это перестаёт зависеть от того, вспомнил ли сотрудник поднять переписку двухнедельной давности.

Отправка, приём, привязка ответа к запросу и напоминания образуют один замкнутый цикл, в котором ручной операции не осталось.

Отдельной частью работы стал почтовый сервер. Мы развернули его на инфраструктуре заказчика и перевели на него переписку с контрагентами целиком: и исходящие запросы, и входящие ответы теперь проходят локально, через сервер компании.

Причина не в экономии на подписке. Аудиторская компания работает с данными, которые ей не принадлежат: обороты клиента, его контрагенты, суммы расчётов. Пока эта переписка лежит во внешнем сервисе, компания не может ответить на простой вопрос проверяющего: кто физически имеет доступ к письмам. После переноса ответ появляется, и он проверяемый.

Собственный почтовый сервер это ещё и то, на чём стоит автоматизация. Система отправляет и принимает письма не через ограничения чужого API, а через свой контур: правила, адреса и объёмы рассылки определяет заказчик, а не тарифный план провайдера.

Вопрос «где лежит переписка с контрагентами и кто имеет к ней доступ» получил конкретный ответ вместо ссылки на пользовательское соглашение стороннего сервиса.

Из работы аудитора исчезла операция, которая повторялась на каждой проверке в одном и том же виде: составить письмо, отправить, записать, проследить, напомнить. Осталась собственно аудиторская работа: анализ того, что в ответах пришло.

Состояние по запросам перестало быть знанием одного человека. Кто ответил, а кто нет, видно из системы, а не из папки «Отправленные» сотрудника, который сегодня в отпуске.

И переписка с контрагентами вернулась внутрь периметра компании, туда, где ей по характеру данных и место.